Для забезпечення збереження та доступу до публічної інформації документи, що знаходяться у володінні апарату облдержадміністрації, підлягають обов'язковій реєстрації у спеціальній системі обліку. Для реєстрації документів, що надходять до ОДА та надсилаються нею, розпоряджень ОДА в апараті ОДА застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка бази даних «ДОК. ПРОФ 2.0» з 2007 року.

Зазначена система дозволяє забезпечити виконання таких функцій:

• реєстрацію та облік вхідної кореспонденції;
• реєстрацію та облік вихідної кореспонденції;
• реєстрацію та облік розпоряджень облдержадміністрації з основної діяльності; з кадрових питань; про відпустки, відрядження;
• контроль за виконанням документів органів влади вищого рівня, розпоряджень ОДА та доручень керівництва ОДА;
• пошук документів за основними реквізитами та ключовими словами документів.

Усі документи в апараті облдержадміністрації формуються протягом діловодного року у справи відповідно до номенклатури справ структурних підрозділів апарату ОДА. Зведена номенклатура справ апарату ОДА складається з номенклатур справ структурних підрозділів апарату облдержадміністрації та погоджується в установленому порядку.

За змістом інформація, якою володіє апарат облдержадміністрації, поділяється на такі види:

• правова інформація (інформація, яка міститься у законах України, указах Президента України, постановах, розпорядженнях Кабінету Міністрів України, наказах міністерств та інших відомств України);
• інформація про фізичну особу (інформація про працівників розпорядника інформації та керівний склад структурних підрозділів облдержадміністрації, районних державних адміністрацій);
• інформація з обмеженим доступом (конфіденційна, таємна та службова);
• інші види інформації (інформація, яка міститься в розпорядчих актах, дорученнях, протоколах, листах, інформаціях, надісланих до центральних органів влади, місцевих органів влади, інших суб’єктів, і отримана від них та внутрішніх документах, створених у процесі діяльності розпорядника інформації).

Для обліку запитів на доступ до публічної інформації, які  надходять в облдержадміністрацію, розроблено спеціальний журнал реєстрації запитів, у якому зазначається наступна інформація: реєстраційний номер, дата надходження, прізвище, ім’я та по батькові запитувача, адреса, телефон, е-mail, статус запитувача (фізична особа, юридична особа об’єднання громадян), форма отримання (поштою, телефоном, e-mail, особисто), види запитуваної інформації (відповідно до класифікатора), короткий зміст запиту, кому скеровано на виконання, термін виконання та результати.