Довідку про перебування військовослужбовця в полоні видають громадянам України та іноземцям. Для її отримання людина може звертатися особисто або через законного представника чи члена сім'ї онлайн в електронному вигляді або прийшовши особисто в установу.

Для отримання довідки необхідно написати заяву та передати її до:

• Міноборони;
• іншого центрального органу виконавчої влади, що здійснює керівництво військовими формуваннями, утвореними відповідно до закону;
• правоохоронного органу чи державного органу спеціального призначення з правоохоронними функціями;
• командира підрозділу ЗСУ;
• іншого утвореного відповідно до закону військового формування чи органу, що належить до складу сил безпеки і сил оборони України.

Заява для отримання довідки про перебування військового у полоні може бути написана у довільній формі, проте обовʼязково має містити:

• військове (спеціальне) звання (у разі наявності) полоненого, його прізвище, ім’я, по батькові;
• спосіб комунікації (поштова адреса та/або адреса електронної пошти, номер телефону);
• військове формування, правоохоронний чи інший державний орган (із зазначенням структурного підрозділу, якщо така інформація відома), у штаті якого перебувала особа на момент полону;
• період перебування у місцях несвободи внаслідок збройної агресії проти України або інтернування у нейтральних державах.

У разі відсутності у заяві зазначених відомостей особі, яка подала таку заяву, довідка не оформлюється, про що їй повідомляється письмово.

Довідка про перебування у полоні оформлюється протягом 30 календарних днів з дня надходження заяви та може бути видана особисто або надіслана поштою.